Тезірек, аз, жақсы электрондық пошта хабарлары: дыбыс деңгейін басқару, күйзелісті азайту, нәтижелерді жақсы көру

Электрондық пошта хабарлары жылдамырақ, аз, жақсы

Басқа күні мен серіктесіммен оның жұмыс орнында кездесу ұйымдастырдым. Біз ешқашан кездескен емеспіз және әрдайым электрондық пошта арқылы хабарласатынбыз.

Бұл қарапайым алмасу болуы керек еді: мен мүмкін күндерді, уақыттар мен сандарды жеткіземін. Ол өзінің кеңсесінде қажетті қол жетімділік бар екенін растады. Бұл керемет болды сегіз орындалатын хабарламалар. Және бұл үш сағат бойы екеуміздің көңілімізді аударды.

Неліктен бұл ұзаққа созылды? Біздің хабарламаларымызды талдай отырып, біздің екеуіміздің де болмағанымызды көремін жеткілікті анық жазу немесе мұқият оқып шығу керек.



Ол мен айтқан бір күнді елемеді және басқалар туралы болжамдар жасады. Мен аптаның қай күндерінің мүмкін еместігін немесе аяқтаудың қиын уақыттарын бөліп көрсете алмадым.

Электрондық пошта әрдайым жеткізілмейді

Бұл маған телефонға үш минут уақыт кететін уақыт үшін сағыныш сезімін тудырды. Мен енді электронды поштаға тым тәуелдіміз бе, әйтпесе ол бізді басқарады, керісінше емес пе?

Жылдам, аз, жақсы электрондық пошта хабарлары - дыбыс деңгейін басқарыңыз, күйзелісті азайтыңыз, нәтижелерді жақсы көріңіз

Бұл ой жетекші жаттықтырушы Бухер ғылыми-зерттеу институтының бас директоры және 48 кітаптың авторы Дианна Бугерді де мазалады.

Мен онымен сұхбаттасқан кезде электрондық поштаны басқару туралы әңгімелестік Сарапшылармен сұхбат бірнеше жыл бұрын подкаст.

Енді ол бүкіл кітапты осы тақырыпқа арнады - « Тезірек, аз, жақсы электрондық пошта хабарлары: дыбыс деңгейін басқару, күйзелісті азайту, нәтижелерді жақсы көру . «

Онда Booher зерттеулерге сілтеме жасайды, егер біз мұқият болмасақ, электрондық пошта біздің өнімділігімізді тұншықтыруы мүмкін. Бұл қымбат.

Ол есептегендей, электрондық поштаға кететін уақыттың құны жылына $ 30,000 құрайды, ал 75,000 $ үстеме жәрдемақы алатын адам үшін. Демек, электронды поштада жақсы болу - оны жазу, оқу және жүйелеу жақсы болады.

Жылдамдық үшін жасалған

Жазу бөлігіне көмектесу үшін Booher MADE мнемотехникасын ұсынады. Ол хабарлама, іс-әрекет, мәліметтер және дәлелдемелерді білдіреді.

Хабарлама - біз айтқымыз келетін қысқаша мазмұндама. Әрекет - бұл біз немесе алушы істеуіміз керек. Толығырақ қосымша ақпарат болып табылады және дәлелдемелер фонға немесе анықтыққа көмектеседі. Бұл қосымша немесе төменде көрсетілген электрондық пошта хабарлары болуы мүмкін.

Бұл кеңес маған жазушы Майк Сонгпен он жыл бұрын болған әңгімемді еске түсіреді. Сол кездегі редакторым Сонгның «Хамстер төңкерісі: электрондық поштаңызды сіз басқарғанға дейін оны қалай басқаруға болады» кітабын кездестірді. Ол бізге шақыруды ұсынды Қонақ ретінде ән біздің Сараптамалық сұхбат подкастында.

сіз білмейтін адамға қалай хат жолдау керек

Жарты сағатты электронды пошта кеңестерімен толтыра алатынымызға күмәнданғаным есімде. Соңында сұхбаттың тоқтағанын қаламадым. Электрондық пошта өте жақсы тақырып болып шықты, және Сонгның көптеген кеңестері сол кездегідей маңызды.

Хабарламаларға Жоқ деп айтыңыз

Подкастта ол бізге өзінің үш кеңесін берді. Алдымен достық қарым-қатынасты бастаңыз. Ән қысқаша сөйлеудің маңызды екенін мойындайды. Бірақ ол: «Біз хат алмасудың барлық жылуы мен адамгершілігін жоғалтқымыз келмейді», - деп қосты.

Екіншіден, пингті өшіріңіз! Хабарламалардан кейін жұмысқа қайта оралу қиын, олар біздің хабарларымызды тексеруге түрткі ме, жоқ па.

Үшіншіден, ол бізге «қалталармен сүзгілеуді» және «маңыздылығы төмен электрондық поштаны айына бір немесе екі рет тексеретін алдын-ала белгіленген қалтаның түріне жіберуді» ұсынады.

Әнмен әңгімелесуден кейін мен осы кеңестердің барлығын қолдандым, және қазір де қолданамын электрондық пошта қалтасы жүйесі Мен сол жылдардың бәрін құрдым.

Song-тің көптеген кеңестері Booher-дің соңғы нұсқаулығымен сәйкес келеді. Олар уақытты үнемдеуге және электрондық хабар алмасудың барлық тамаша аспектілерін арттыруға бағытталған.

Тақырып мәселелері

Мысалы, екі автор да жақсы жазылған тақырыптық жолдардың пайдалылығын атап көрсетеді. Олар сізге «Аз, жылдам, жақсы электрондық пошта» жазуға көмектесе алады. «Конференцияның күн тәртібі» мен «11 қаңтар конференциясының күн тәртібі қоса берілген, кері байланыс бүгін сағат 16.00-ге дейін» арасындағы айырмашылықты қарастырыңыз.

Екінші нұсқадағы егжей-тегжейлі ақпарат алушыларға көмектесе алады, әсіресе егер олар қозғалыс кезінде телефондарындағы электрондық поштаға қарайтын болса.

Тақырып жолында барлық хабарлама болған кезде, кейбіреулер «хабарламаның аяқталуы» мағынасын беретін СБМ аяқтайды. Бұл алушыларға басуды сақтай отырып, электрондық поштаны ашудың қажеті жоқ екенін айтады.

Сон менімен осы кеңесті бөліскенде, бұл СБМ-нің мағынасын білмейтін адамдарды шатастыруы мүмкін бе деп ойладым. Бугердің кітабынан дәл осындай кеңесті табу бұл аббревиатураның кеңінен таралғандығын көрсетеді. Егер қандай да бір күмән туындаса, СБМ орнына «Ends» сөзін қолдану дәл осындай әсер етуі мүмкін және түсінікті болуы мүмкін.

Электрондық поштаны басқаруға қатысты қандай кеңестер бар? Төмендегі пікірталасқа қосылыңыз!

«Жылдам, азырақ және жақсы электрондық пошта» кітабын жүктеп алыңыз

Біз мәтіндік немесе 15 минуттық аудио жүктеу түрінде қол жетімді ай сайынғы Book Insights-да ең жақсы жаңа бизнес кітаптар мен сыналған классиктерді қарастырамыз.

Сонымен, сіз Mind Tools Premium Club мүшесі болсаңыз немесе корпоративті пайдаланушы болсаңыз, жүктеп алыңыз немесе трансляция жасаңыз «Тезірек, аз, жақсы электрондық пошта хабарлары: дыбыс деңгейін басқару, күйзелісті азайту, нәтижелерді жақсы көру» Book Insight шолуы.

Егер сіз әлі тіркелмеген болсаңыз, Mind Tools клубына қосылыңыз және біздің 2400-ден астам ресурстарға, соның ішінде 390-тан астам кітап туралы түсініктерге қол жеткізіңіз. Корпоративті мүшелік үшін демо сұраңыз біздің командамыздың бірімен.