Хатшының рөлі

Сондай-ақ оқыңыз: Ескерту

Сіздің мансабыңыздың барысында, сондай-ақ сіздің өміріңіздің басқа кезеңдерінде сізден кездесудің хаттамасын алуыңыз сұралуы мүмкін. Сізден топтың немесе ұйымның хатшысы ретінде ерікті түрде немесе ақылы қызмет ретінде ресми қызмет атқаруыңыз сұралуы мүмкін.

Бұл тұрғыда сіз не істеу керектігін біліп, нақты және нақты жазбалар жаза білуіңіз керек, өйткені хатшының рөлі алдымен кездесудің ресми жазбасын жасау болып табылады.

Хатшының жауапкершілігі

Хатшының кез-келген ресми топтағы рөлі кездесулердің қамқоршысы болып табылады. Әдетте, олар отырыстарды, соның ішінде АГМ-ді ұйымдастыратын және топтың процесі мен шешімдері туралы ресми отырыстар жүргізетін адам болып табылады: жиналыс хаттамасы. Бұл хат-хабарларды жүргізуді қамтуы мүмкін.



Бұл парақ көбіне хатшының рөлінің формальды аспектілеріне, әсіресе кездесулерге қатысты.


Дайындалуы: Кездесуге дейін

Хатшы жиналыс алдында білуі керек бірқатар нәрселер бар, олардың көпшілігін жиналысқа төрағалық етілетін адамнан сұрау арқылы оңай табуға болады.

Ең маңыздылары:

  • Кездесуді кім жасайды деп күтілуде соның ішінде орынды табуды және кез-келген AV қондырғыларын ұсынуды? Бұл көбіне хатшы.
  • Күн тәртібін дайындауға кім жауап береді? Әрбір орындықтың өз қалауы болады, бірақ бұл, әдетте, кафедрамен жұмыс істей отырып, хатшылық жауапкершілікке жатады. Күн тәртібіне мәселелер енгізуге құқығы бар басқа адамдар болуы мүмкін. Біздің парақты қараңыз: Күн тәртібін белгілеу қосымша ақпарат алу үшін.
  • Хатшының күн тәртібі шамадан тыс болмауын қадағалаудағы рөлі бар , оған кафедра төрағасымен және басқалармен не кейінірек кездесуге қалдыруға болатынын және жазбаша баяндамада не қамтылатынын талқылау кіруі мүмкін.
  • Жазбалардың немесе минуттардың қандай түрі қажет? Оларға кімнің не айтқанын көрсететін ресми хаттама немесе келісілген әрекеттерді жазатын қысқаша жазбалар қажет пе?
  • Жиналыстан кейін жазбалар мен хаттамалар қаншалықты тез дайындалып, таратылуы керек?
  • Жазбаларды баспаға шығару процесі қандай? Кейбір орындықтар оларды жіберілуден бірнеше минут бұрын мақұлдағанды ​​ұнатады, ал басқалары оларды бірнеше негізгі қатысушыларға бір уақытта таратуды жөн көреді.

Егер сіз өзіңіздің хатшы рөліңізге жаңадан келген болсаңыз , сонымен қатар кімнің қатысуы керек екенін, олар ұсынатын ұйымдарды және алдыңғы кездесулерде көтерілген кейбір мәселелерді анықтаған жөн.

Бұл сізге не болып жатқанын түсінуге көмектеседі. Мұны сіз өткен кездесулердің минуттарына қарап, сондай-ақ кафедрадан не талқылануы мүмкін екенін сұрау арқылы жасай аласыз.

Хатшы отырысқа қағаздарды жіберуге жауапты. Бұл күн тәртібін, соңғы жиналыстың хаттамасын және талқылауға немесе ақпарат алуға арналған кез-келген құжаттарды қамтиды, бірақ олармен шектелмейді.

Жиналыс күні

Жиналыс күні хатшы бірнеше нәрсені орындауы керек:

  • Жиналысқа кімдер қатысатындығын білетіндігіңізге көз жеткізіңіз. Егер ғимаратта күзетшілер болса, сізге келушілердің тізімін беру қажет болуы мүмкін.
  • Оқиға орнына ертерек жетіп, бәрі жақсы екенін тексеріңіз. Егер сіз жиналысты ұйымдастыруға жауапты болсаңыз, онда бәрі бар екеніне, бөлменің дұрыс орналастырылғанына, кез-келген AV жабдықтарының жұмыс істейтініне, орындықтардың жеткілікті екеніне және кез келген сергіту сәтінің келгеніне көз жеткізіңіз.
  • Кімнің қай жерде отыратындығы туралы біраз ойланғыңыз келуі мүмкін , тіпті отыру жоспарымызды белгілеңіз, өйткені бұл кездесудің өтуіне үлкен өзгеріс енгізеді. Сіз орындықтың орталықта отырғанын және олардың жанында отырғаныңызды қамтамасыз етуіңіз керек.
  • Көшірмені алып келмегендер үшін сізде қағаздардың көп көшірмелері бар екеніне көз жеткізіңіз. Егер қағаздар көп болса, оларды қатысушылар / қатысушылардың ағымдағы пікірталасқа байланысты материалдарды оңай таба алатындай етіп, оларды беттің / бөлімнің нөмірлерін қолданып орналастыру орынды болар еді.
  • Егер сіз атаулы белгілерді қолдансаңыз , оларды алфавиттік тәртіпте есіктің жанындағы үстелге қойыңыз, мұнда қатысушылар оларды келген кезде ала алады.

Жиналыс хаттамасын алу

Қош келдіңіздер және таныстырулар

Хаттамада жиналғандардың және кешірім өтінгендердің толық тізімі болуы керек.

Адамдар үстелдің айналасында өздерін таныстырып жатқанда, сізді ашуланып жазудан құтқару үшін адамдардан өздерінің аттарын, ұйымдарын және байланыс деректерін беруін сұрайтын тіркелу парағын таратыңыз. Таныстыру кезінде болмаған кез-келген кешірімге назар аударыңыз: адамдар көбінесе өздерін «балансты ауыстырады және айтпақшы, ол кешірім сұрайды» деп таныстырады.

Негізгі бизнес

Жиналыста жазбаларды қалай жазуыңыз хаттаманың қаншалықты формальды болуына байланысты.

Егер сіз тек талқылаудың қысқаша мазмұнын, сонымен қатар кез-келген іс-қимыл туралы есеп берсеңіз, онда сіз талқылауды тыңдап, оны нота түрінде қорыта аласыз.

Егер сізден жеке спикерлер айтқан негізгі ойларды жазу керек болса, онда сіз баяндамашылардың аты-жөнін немесе инициалдарын қоса, толығырақ жазбалар жиынтығын жасауыңыз керек.

Ноутбукты немесе қалам мен қағазды жазбалар жасау үшін пайдаланасыз ба, ол өз еркіңізде, бірақ орындықпен алдын-ала, әсіресе ақылы рөлде алдын-ала тексеріп алыңыз.

15-тен 10-ы қанша пайызды құрайды

Минутты жазуға арналған ыңғайлы кеңестер


  • Өзіңіздің салаңыздағы тірек сөздерге немесе сөз тіркестеріне стенографияны әзірлеңіз, осылайша қарапайым сөз тіркестеріне алғашқы әріптерді қолданыңыз.
  • Ескертпелерде сөйлеушілерді анықтау үшін алғашқы әріптерді қолданыңыз. Егер сіз есімге сенімді болмасаңыз, онда ұйымды пайдаланыңыз: ‘x ұйымының өкілдері’ ретінде танылуға ешкім қарсы болмайды, бірақ сендірілмеген көзқарастар сізді қиындыққа душар етуі мүмкін.
  • Егер бірнеше адам бірдей пікір айтса, ‘X & Y келісілді’ дегенді қосыңыз.

Біздің парақты қараңыз: Ескерту қосымша ақпарат алу үшін.

Процесті қолдау

Жиналыс процесін басқару - бұл кафедраның жұмысы, бірақ хатшы көмектесе алатын бірнеше нәрсе бар.

Оларға мыналар жатады:

  • Күнтізбелік уақыт, сырғулар немесе кофе келу уақытымен байланысты кез-келген мәселелерді баяндайтын орындыққа нота жіберіңіз.
  • Талқылауды қорытындылап, қорытындылаңыз. Бұл әсіресе адамдар қайтадан дәл солай айта бастаған кезде өте пайдалы.
  • Егер сіз оны түсінбейтін болсаңыз, белгілі бір мәселені түсіндіруді сұраңыз. Мүмкін, егер сіз мұны жасамасаңыз, басқалар да мүмкін емес, және, әрине, сіз оны минутына дейін дұрыс түсінуіңіз керек.
  • Әрекет келісілгеннен кейін, оны кім жасайтынын тексеріңіз. Кездесуде бұл іс-әрекеттің кімге жүктелетінін анықтамай-ақ, іс-әрекеттің қажет екендігі туралы және бұл әрекеттің не екендігі туралы келісуі сирек емес. Сіз, хатшы ретінде, мұның болмауын қамтамасыз ете аласыз.

Ұйымның түріне байланысты, сіз әлдеқайда кіші деңгейдегі болсаңыз да, рөл ерікті болса және сіз комитеттің сайланған мүшесі болсаңыз да, сіздің қатысуыңызға көз жеткізу үшін осы міндеттерді алдын-ала кафедрамен талқылаған дұрыс шығар. қарсы алады.

ЕСКЕРТУ!


Қызықты пікірталасқа алаңдап, ештеңе жазуды ұмытып кету оңай. Барлық уақытта, тіпті пікірталас шеңберде болған кезде де, өз міндетіңізге зейін қойып жүруге тырысыңыз. Кафедра кез-келген уақытта сізді қайта ойлауға шақыра алады.


Жиналыстан кейін

Енді жұмыс шынымен басталады!

Жиналыстан кейін мүмкіндігінше тезірек хаттама жаза бастағаныңыз жөн. Жиналыста сіздің жазбаларыңыз қаншалықты мөлдір болып көрінгенімен, 24 сағаттан кейін олар онша айқын болмайды, егер сіз оларды екі аптаға қалдырсаңыз, онда сіз бұл кездесуде болғансыз ба деп ойланасыз.

Хаттама күн тәртібінің тәртібін сақтауы керек. Кездесуде біреу кейінірек белгілі бір тақырыпқа қайта оралса да, сіз сол талқылауды күн тәртібінің бастапқы тақырыбына қосыңыз. Талқылау барысында айтылған барлық негізгі ойларды, қабылданған шешімдер мен келісілген әрекеттерді және іс-әрекетке кім жауап беретінін қосқаныңызға көз жеткізіңіз.

Хаттама әрдайым дерлік өткен шақта жазылады , және, әдетте, пассивті дауыспен («X у болу керек деп тұжырымдады; Z жауапты болады деп келісілді»). Болатын іс үшін ‘will’ орнына ‘will’ дегенді қолданыңыз, әсіресе ресми минуттармен.

Сіз сөйлейтіндерге сілтеме жасау үшін есімдерді, тақырыптарды және тегі мен инициалдарын қолданғаныңыз стильге байланысты. Орындықпен танысыңыз немесе бұрын не істелгенін білу үшін өткен минуттарға қараңыз және сол тәсілді дәйекті түрде қолданыңыз.

Тексеру және бекіту

Егер сіз минуттық жазумен таныс болсаңыз, хаттаманы кеңірек таратпас бұрын хаттаманы бір немесе екі сенімді адамға жіберіп, тексеріп, түсініктеме бергеніңіз жөн болар.

Осы адамдардың бірі болуы мүмкін, егер олар өздері сізді алдымен басқа біреуге жіберуді сұрамаса, орындық болуы керек. Хаттама кафедрада бекітілгеннен кейін оны қатысушыларға кеңірек таратуға және қажет болған жағдайда веб-сайтта жариялауға болады. Қатысушылар кез-келген қатені түзеткілері келетінін ескеріңіз және түзетулер келесі минуттар жиынтығында енгізілуі керек.

Жиналыстар туралы толығырақ:
Жиналыстарды жоспарлау | Күн тәртібін белгілеу
Төрағаның рөлі
Ақылға қонымды кездесулер